KVKK

ASLI ÇOBAN ARSLAN  MUAYENEHANESİ 

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

MADDE 1- AMAÇ

Kişisel verileri saklama ve imha politikası ASLI ÇOBAN ARSLAN  MUAYENEHANESİ tarafından işlenen kişisel verilerin saklanması ve imhasına yönelik iş ve işlemler konusundaki usulleri ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

MADDE 2- KAPSAM

Çalışanlara, çalışan adaylarına, ürün ve hizmet alıcısı kişilere, potansiyel ürün ve hizmet alıcılarına, ziyaretçilere, tedarikçilere ait kişisel veriler bu politika kapsamındadır. İşyerinin sahip olduğu ya da İşyeri tarafından yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu politika uygulanır.

MADDE 3- TANIMLAR

Alıcı grubu                                        : Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.

Açık rıza                                            : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza

Anonim Hale Getirme                      : Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi

Çalışan                                              : İşyeri personeli

Elektronik ortam                              : Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar

Elektronik olmayan ortam              : Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar

Hizmet sağlayıcı                                : İşyeri ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi

İlgili kişi                                            : Kişisel verisi işlenen gerçek kişi

İlgili kullanıcı                                    :Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler

İmha                                                  : Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi

Kanun                                                : 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

Kayıt ortamı                                     : Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam

Kişisel veri                                         : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi

Kişisel veri işleme envanteri            :Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter

Kişisel verilerin işlenmesi                 : Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem

Kurul                                                 : Kişisel Verileri Koruma Kurulu

Özel nitelikli kişisel veri                    : Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri

Periyodik imha                                 : Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi

Politika                                              : Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası

İşyeri                                                 : ASLI ÇOBAN ARSLAN MUAYENEHANESİ 

Ürün ve hizmet alıcısı                      : Hasta

Veri işleyen                                       : Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi

Veri kayıt sistemi                              : Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi

Veri sorumlusu                                 : Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi

Veri sorumluları sicil bilgi sistemi   : Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi

VERBİS                                            : Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi

Yönetmelik                                        : 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik, 21.06.2019 tarihli 30808 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Sağlık Verileri Hakkında Yönetmelik

MADDE 4- SORUMLULUK VE GÖREVLER

İşyerinin çalışanları ve birimleri; kişisel verilerin hukuka uygun olarak elde edilmesi, işlenmesi ve saklanması konusunda sorumlu birimlere tam ve aktif destek verir. Politika kapsamında alınan idari ve teknik tedbirlerin uygulanmasında, birim çalışanlarının eğitilmesinde, çalışanların farkındalığının sağlanmasında, artırılmasında ve izlenmesinde, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesinde ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak muhafazasında tüm çalışanlar ve birimler, sorumlu birimlere destek olur.Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım EK TABLO: 1’de gösterilmiştir.

MADDE 5- KAYIT ORTAMLARI

Kişisel veriler, işyeri tarafından EK TABLO: 2’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde muhafaza edilir.

MADDE 6- SAKLAMAYI GEREKTİREN HUKUKİ SEBEPLER

İşyerinde, faaliyetler çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar ve kanun ile ilgili mevzuat kapsamında muhafaza edilir. Bu kapsamda saklamayı gerektiren sebepler şunlardır:

• Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması,
• Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması
• Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla işyerinin meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması
• Kişisel verilerin işyerinin herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması
• Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi
• Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması

MADDE 7- SAKLAMAYI GEREKTİREN İŞLEME AMAÇLARI

İşyeri aşağıdakiler dahil olmak ancak bununla sınırlı olmamak üzere, ilgili kişinin veya ilgili kişi tarafından belirtilen üçüncü tarafların kişisel verilerini çeşitli amaçlarla işleyebilir:

• Çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• Mal hizmet satın alım süreçlerinin yönetilmesi
• Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi
• Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi
• Ürün hizmetlerin pazarlama süreçlerinin yürütülmesi
• Mal ve hizmet satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi
• İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi
• Çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi
• Mal hizmet satın alım süreçlerinin yönetilmesi
• Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi
• İş sağlığı güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi
• Yetkili kişi kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi
• Hizmetin ifası
• Fiziksel mekân güvenliğinin sağlanması

ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ 

Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel  nitelikli kişisel verilerdir.

İşyeri özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde Kanun’a ve diğer  mevzuat hükümlerine riayet eder. Bu doğrultuda özel nitelikli kişisel veriler aşağıdaki ilkelere uygun olarak işlenir:

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma
• Doğru ve gerektiğinde güncel olma
• İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma
• Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme
• Mevzuatta öngörülen ya da işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar

muhafaza edilme

• Özel nitelikli kişisel veriler, iş yeri tarafından veri sahibinin açık rızasının alındığı durumlarda ya da kanunlarda öngörülen hallerde işlenmektedir.
• Sağlık verileri ise veri sahibinin açık rızasının alındığı durumlarda teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, amacıyla işlenmektedir.

Sağlık verilerinin işlenmesinde 21.06.2019 tarihli 30808 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Sağlık Verileri Hakkında Yönetmelik hükümlerine de riayet edilmektedir.

MADDE 8- İMHAYI GEREKTİREN HUKUKİ SEBEPLER

Kişisel veriler, aşağıdaki durumların varlığı halinde ilgili kişinin talebi üzerine veya re’sen işyeri tarafından silinir ya da yok edilir:

• Kişisel verinin işlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya kaldırılması
• Kişisel verinin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması
• Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması

MADDE 9- TEKNİK TEDBİRLER

İşyeri tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıdadır:

• Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
• Güncel anti-virüs sistemleri kullanılır
• Şifreleme yapılmaktadır.

MADDE 10- İDARİ TEDBİRLER

İşyeri tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıdadır:

• Çalışanlar için veri güvenliği konusunda aydınlatma ve bilgilendirme yapılmaktadır. 
• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
• İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
• Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
• Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
• Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
• Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
• Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
• İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.

MADDE 11- KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ YÖNTEMLERİ

Kişisel veriler EK TABLO: 3’te belirtilen yöntemlerle silinir.

MADDE 12- KİŞİSEL VERİLERİN YOK EDİLMESİ YÖNTEMLERİ

Kişisel veriler EK TABLO: 4’te belirtilen yöntemlerle yok edilir.

MADDE 13- SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

İşyeri tarafından kişisel verilerin saklama süresi belirlenirken; öncelikle yasal mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Bunun haricinde; EK TABLO: 5’te yer alan saklama ve imha süresi tablosu esas alınır.

MADDE 14- PERİYODİK İMHA SÜRESİ

İşyeri her yıl Ocak ve Haziran aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

MADDE 15- POLİTİKANIN YAYIMLANMASI, SAKLANMASI VE GÜNCELLENMESİ

Politika,  basılı kâğıt nüshası ıslak imzalı olarak işyeri bünyesinde saklanır. Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli bölümler güncellenir. Politikanın yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, ıslak imzalı eski nüshaları iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile işyeri tarafından saklanır.

MADDE 16- YÜRÜRLÜK

İşbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politika’sı ……/…../……  tarihinde işyeri yetkilisince imza edilmesinin ardından yürürlüğe girmiştir. Politika’da yapılabilecek her türlü değişiklik usulleri, işbu Politika’nın 15. maddesinde düzenlenmiştir.

EK TABLO: 1 Saklama ve imha süreçleri görev dağılımı

EK TABLO: 2 Kişisel Veri Saklama Ortamları

EK TABLO: 3 Kişisel Verilerin Silinmesi Yöntemleri

EK TABLO: 4 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Yöntemleri ile Anonim Hale Getirilmesi 

Özel nitelikli kişisel verilerin anonim hale getirilmesi 

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

EK TABLO: 5 Saklama ve İmha Süresi Tablosu

…/…./….

ASLI ÇOBAN ARSLAN MUAYENEHANESİ 

KAŞE – İMZA